Процесс согласования договоров может осуществляться несколькими способами без использования системы электронного документооборота (ЭДО), однако каждый из них имеет ощутимые недостатки по сравнению с цифровым вариантом.

1. Бумажное согласование (традиционное визирование)
   Договор в распечатанном виде передаётся по подразделениям для подписи и виз.
   Недостатки:

   • высокие временные затраты из-за физической передачи;

   • риск потери экземпляров, страниц или приложений;

   • сложности в отслеживании статуса;

   • отсутствие версионного контроля;

   • необходимость хранения бумажных архивов.​

2. Согласование по электронной почте
   Файл отправляется сотрудникам и контрагентам для комментариев и утверждения.
   Недостатки:

   • невозможно организовать строгую маршрутизацию;

   • документы легко теряются в переписке;

   • нет единого источника актуальной версии;

   • сложно обеспечить юридическую фиксацию факта согласования.​

3. Согласование в мессенджерах (WhatsApp, Telegram и т.д.)
   Используется для обмена сканами и обсуждения правок.
   Недостатки:

   • риск нарушения корпоративных требований безопасности;

   • нет верификации личности и невозможность юридического подтверждения согласия;

   • переписка не имеет должной доказательной силы в суде без закрепления нормой в договоре;

   • отсутствует централизованный контроль версий.​

4. Согласование по телефону или устно
   Обсуждение условий проводится устно, без документальной фиксации.
   Недостатки:

   • полное отсутствие доказательства самого факта согласования;

   • риск человеческих ошибок и разночтений;

   • сложность последующего аудита.​

5. Обмен бумажными сканами по почте
   Сканированные копии подписанных договоров направляются по электронной почте.
   Недостатки:

   • трудности с удостоверением подлинности подписей;

   • риск изменения документа между отправкой и получением;

   • не обеспечивает полной юридической силы без специального договора между сторонами.​

Почему эти способы неэффективны

• Нет централизованного контроля. Невозможно точно определить, кто и когда согласовал документ.

• Нарушается безопасность информации. Электронные письма и мессенджеры могут быть взломаны.

• Отсутствует единое хранение и поиск. Документы хранятся в разных местах, без единого архива.

• Дублирование и путаница версий. Несогласованные редакции легко могут попасть в финальную версию.

• Необоснованные временные задержки. Переписка и физическое перемещение занимают дни, а иногда недели.

• Юридическая слабость. Без цифровых подписей невозможно подтвердить факт и дату согласования.​

Таким образом, традиционные формы согласования — будь то бумага, почта, мессенджер или устное согласие — создают серьёзные риски утраты, неточностей и несанкционированных правок. Электронное согласование устраняет эти проблемы, обеспечивая прозрачность, контроль версий, юридическую значимость и экономию времени.

Процесс согласования договора — это последовательное прохождение документа через ключевые подразделения компании до передачи на подпись руководителю. Цель согласования — убедиться, что условия договора юридически корректны, финансово безопасны, экономически обоснованы и отвечают интересам компании.​

1. Инициирование договора.
   Процесс обычно начинается в инициирующем отделе (например, коммерческом или закупок), который подготавливает проект договора, определяет предмет, цену, срок действия и контрагента. На этом этапе назначается ответственный сотрудник, который будет сопровождать процесс до подписания.​

2. Первичное внутреннее согласование.
   Проект направляется на согласование непосредственному руководителю инициатора для контроля целесообразности заключения договора и соответствия стратегии компании.​

3. Юридическая экспертиза.
   Юридический отдел проверяет:

   • корректность реквизитов и правового статуса контрагента;

   • отсутствие противоречий в формулировках и рисков;

   • соответствие типовым формам и законодательству.
     Если обнаружены замечания, документ возвращается на доработку.​

4. Финансово-бухгалтерская проверка.
   Финансовый отдел и главный бухгалтер анализируют:

   • условия оплаты, валюту и налогообложение;

   • наличие бюджета на расходы;

   • риски задолженности и правильность расчетов.
     После согласования они подтверждают, что условия договора не нанесут финансового ущерба компании.​

5. Служба безопасности (при наличии).
   Оценивает репутацию контрагента, проверяет его платежеспособность, историю судебных споров и риск мошенничества.​

6. Финальное утверждение руководителем.
   После получения согласований всех ответственных подразделений договор передается генеральному директору или иному уполномоченному лицу для визирования и подписи. Перед подписанием проводится контрольная сверка всех реквизитов и версий документа.​

7. Регистрация и хранение.
   Отдел документооборота (или договорной отдел) присваивает номер, заносит документ в реестр договоров и обеспечивает архивное хранение оригинала.

Результаты прохождения договора по отделам фиксируются с помощью виз согласования. Каждая виза отражает проверку документа в пределах компетенции конкретного подразделения и содержит официальный результат: «Согласовано», «Согласовано с замечаниями» или «Не согласовано».​

Основная структура визы

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 и практикой делопроизводства, виза включает :​

• должность визирующего лица;

• личную подпись;

• расшифровку подписи (инициалы, фамилию);

• дату визирования;

• при необходимости отметку о результате («С замечаниями по пункту…», «Замечания прилагаются»).

Визы размещаются:

• для внутренних документов — на обороте последнего листа подлинника или в листе согласования;

• для внешних договоров — на копии, остающейся в организации, либо на отдельном листе согласования.

  Особые форматы визирования

  • С замечаниями. Формулировка: «С замечаниями по пункту …», дата и подпись. Замечания прилагаются отдельным листом.​

  • Полистное визирование. Применяется для крупных договоров во избежание подмены листов — подписи на каждой странице.​

  • Электронная виза. В системах электронного документооборота отражается аналогично бумажной форме: содержит фамилию, должность, дату и комментарий.​

  Итоговые результаты прохождения договора

  1. Согласовано — документ может быть передан на следующий этап.

  2. Согласовано с замечаниями — требуется учесть правки; если они несущественны, документ повторно не визируется.

  3. Не согласовано — процесс возвращается инициатору на доработку.​

  Листы согласования и визирования подлежат хранению наравне с договорами и приобщаются к делу как неотъемлемые приложения.

При наличии замечаний и правок к договору визирование может оформляться несколькими способами, отражающими степень и характер этих замечаний. Основные варианты виз с замечаниями и правками включают:

1. Виза «С замечаниями»

   • Отметка: «Согласовано с замечаниями по пункту…», «С замечаниями, см. приложение»

   • Сопровождается перечнем конкретных правок или комментариев, которые прилагаются к договору отдельным листом или в электронном виде.​

   • Дальнейшее согласование происходит с учётом этих правок.

2. Виза «Не согласовано» с указанием причин

   • Документ отклонён с обязательным указанием причин несогласия: «Не согласовано по пункту…», «Требуется доработка условий в разделе…»

   • В этом случае договор возвращается инициатору на переработку.​

3. Виза с рекомендацией на доработку

   • Фиксируется согласие с основными положениями, но с предложением внести доработки в конкретных частях договора.

   • Может содержать рекомендации по формулировкам или условиям расчёта.

4. Виза с условием согласования после правок

   • Отражает предварительное согласие при условии выполнения определённых изменений.

   • Например: «Согласовано при условии внесения правок по пункту 5.2».

5. Письменный протокол разногласий

   • В дополнение к визам может быть оформлен отдельный документ — протокол разногласий, который прикладывается к договору.

   • В нем фиксируются спорные моменты, которые подлежат обсуждению и уточнению.​

Формат визы при замечаниях

• Должность, подпись и инициалы визирующего.

• Дата визирования.

• Текст визы с указанием характера замечаний.

• Ссылка на прилагаемые документы (если есть) — протокол, справка, комментарий.

Рекомендации

• Важно, чтобы замечания были чёткими, конкретными и легко проверяемыми.

• Каждая правка должна формализоваться и при необходимости согласовываться дополнительно, чтобы избежать спорных ситуаций.

• В электронных системах документооборота комментарии и замечания обычно оформляются отдельным полем и хранятся вместе с документацией.​

Таким образом, варианты виз при замечаниях обеспечивают прозрачность и юридическую силу согласительного процесса и сокращают риски ошибок.

Виза юриста

• «Согласовано. Документ проверен на соответствие законодательству, рисков не выявлено.»

• «Согласовано с замечаниями по пункту 3.2, рекомендации прилагаются.»

• «Не согласовано. Требуется доработка условий договора в разделе 4.»

• Формат визы: должность, подпись, расшифровка, дата и комментарии при необходимости.​

Виза бухгалтера/финансового отдела

• «Согласовано. Условия оплаты и налоговые аспекты проверены и одобрены.»

• «Согласовано с замечаниями — уточнить сроки платежей согласно бюджету.»

• «Не согласовано из-за несоответствия условий оплаты утвержденному финансовому плану.»

• Виза включает должность, подпись и дату.​

Виза руководителя подразделения

• «Согласовано. Договор отвечает целям отдела и утвержден план исполнения.»

• «Согласовано с условием внесения изменений по пункту 5.»

• «Не согласовано. Требуется переработка проекта договора.»

• Обычно содержит должность, подпись, расшифровку и дату.​

Эти формулировки фиксируют позицию согласующего по договору и несут ответственность за проверяемый блок условий. В случае наличия замечаний обязательно указывается конкретика, чтобы исполнитель мог их оперативно устранить и отправить документ заново на визирование.

Формулировка визы сотрудника службы экономической безопасности при согласовании договора обычно отражает оценку рисков, защиту интересов предприятия и проверку благонадёжности контрагента. Примеры типовых формулировок:

• «Согласовано. Контрагент проверен, рисков для имущественной и коммерческой безопасности предприятия не выявлено.»

• «Согласовано при условии устранения замечаний по защите конфиденциальной информации в разделе 6.»

• «Не согласовано. Выявлены риски, связанные с ненадежностью контрагента, необходимые доработки и дополнительные проверки.»

• «Предлагается внести дополнительные меры по обеспечению экономической безопасности в приложении к договору.»

Виза должна содержать должность сотрудника (например, специалист службы экономической безопасности), подпись, расшифровку и дату визирования. Важно, чтобы формулировка была четкой и отражала конкретные замечания или рекомендации, если они имеются. Такой подход помогает минимизировать риски для компании и повысить качество проверки документа.

В случае электронного согласования визы оформляются с применением цифровых механизмов, которые заменяют традиционные подписи и отметки на бумажных носителях. Основные принципы оформления виз при электронном согласовании следующие:

1. Электронная подпись и учет согласования
   Виза содержит электронную подпись или иные средства идентификации сотрудника (логин в системе, цифровой сертификат), что подтверждает подлинность и ответственность визирающего лица.​

2. Отметка о результате согласования в системе
   В СЭД или ERP-системе фиксируются следующие данные: дата и время согласования, должность и ФИО визирующего, результат визирования (например, «Согласовано», «Согласовано с замечаниями», «Отклонено»), а также подробные комментарии и приложенные документы при наличии.​

3. Протоколирование и сохранение истории
   Все визы и комментарии сохраняются в электронной истории документа. Это обеспечивает полную прослеживаемость процесса согласования, возможность аудита и юридическую значимость.​

4. Уведомления и маршрутизация
   Система отправляет автоматические уведомления сотрудникам о необходимости визирования договора и последующем статусе. Это ускоряет процесс и снижает риск задержек.​

5. Использование виртуальных листов согласования
   Вместо бумажного листа согласования применяется электронный эквивалент, где в виде структурированных полей отображаются все визы с возможностью прикрепления замечаний и файлов.​

Таким образом, электронное визирование сохраняет все функции бумажных виз, обеспечивая при этом удобство, скорость и безопасность процесса согласования документов.

Электронное согласование документов имеет значительные преимущества по сравнению с традиционным бумажным процессом. Оно обеспечивает скорость, прозрачность и безопасность делопроизводства благодаря автоматизации этапов работы и цифровым средствам контроля.​

1. Сокращение сроков согласования
   Документы проходят все этапы визирования за часы вместо недель. Система автоматически направляет файл по маршруту согласования, исключая физическое перемещение бумажных копий и ожидание подписи.​

2. Прозрачность и контроль
   Весь процесс фиксируется автоматически: видно, кто, когда и какое действие совершил. Это обеспечивает полную прослеживаемость и позволяет оперативно выявлять «узкие места» или задержки.​

3. Совместная работа и версии документа
   Несколько сотрудников могут одновременно работать над документом, комментировать, вносить изменения, видеть правки других пользователей. Потеря версий или путаница с редакциями исключена.​

4. Удалённый доступ и мобильность
   Сотрудники могут согласовывать документы из любой точки мира — через ноутбук или мобильное приложение. Это особенно удобно для филиальных компаний и удалённых сотрудников.​

5. Автоматическое уведомление и контроль сроков
   Система напоминает участникам о сроках согласования и отображает текущее состояние документа в режиме реального времени, что повышает исполнительскую дисциплину.​

6. Экономия ресурсов
   Сократить расход бумаги, печати, курьерской доставки и архивных затрат. Электронный архив занимает меньше пространства и обеспечивает быстрый поиск документов.​

7. Гибкие маршруты согласования
   Маршруты можно настраивать под конкретные типы договоров или бизнес-процессы. Это делает систему универсальной и легко интегрируемой в существующие процедуры.​

8. Юридическая значимость
   Электронные подписи обеспечивают полную юридическую силу электронных документов, приравнивая их к бумажным аналогам.​

Таким образом, переход к электронному согласованию ускоряет деловые процессы, повышает точность и снижает операционные расходы, делая документооборот компании более эффективным и управляемым.

1. Электронное согласование значительно ускоряет процесс — документ проходит все этапы внутри компании или между контрагентами быстрее и без задержек, так как система автоматически контролирует маршруты и статусы согласования.

2. Сокращаются риски потери информации и версий — в ЭДО сохраняется вся история изменений, включая даты, комментарии и подписи сотрудников. Это делает процесс полностью прозрачным и проверяемым.

3. Совместная работа повышает эффективность — несколько сотрудников могут одновременно вносить правки и комментарии в один документ, исключая необходимость множественной пересылки по почте или обмена бумажными копиями.

4. Гибкость и настройка маршрутов — система позволяет адаптировать схему согласования под тип документа (договор, акт, приказ) и конкретную структуру организации, что упрощает администрирование процесса.

5. Удалённая работа становится полноценной — участники могут согласовывать и подписывать документы из любой точки, используя электронную подпись, что особенно актуально для распределённых и гибридных команд.

6. Полная прозрачность и контроль — каждый документ имеет свой статус (например, «требует согласования», «на доработке»), а также протокол действий, который можно просматривать или выгружать для отчётности.

В результате электронное согласование делает документооборот компаний быстрее, надёжнее и экономичнее, полностью устраняя слабые места бумажного процесса — задержки, ошибки и дублирование версий.

Специалисты по автоматизации из ИТ-компании “Карпов и Партнеры” настроят процесс согласования договоров в Битрикс24 всего за 4 часа.

Вы получите:

• полностью автоматизированный маршрут согласования;

• уведомления и контроль сроков на каждом этапе;

• защиту данных и прозрачность всех действий участников.

Начните работать быстрее уже сегодня — оставьте заявку, и ваши договоры будут согласовываться без задержек!