Рассмотрим алгоритм создания шаблона документа для отправки клиенту, например коммерческое предложение. Вся работа будет состоять из четырёх шагов.
- В начале мы создадим шаблон документа
- Затем наполним его параметрами
- Присвоим нумерацию.
- Затем подключим к той сущности, где этот документ у нас в итоге будет формироваться.
Документ в word-е выглядит следующим образом. У него есть название, порядковый номер, дата генерации, какой-то текст, номер позиции по порядку, наименование товара, количество, цена, сумма общая, сумма а также исполнитель, то есть создатель этого документа.
Шаблоны документов содержат параметры, вместо которых Битрикс 24 подставляет реальные данные. Формат этих данных можно настраивать с помощью модификаторов. Сами параметры можно взять либо в поддержке Битрикс 24 на сайте, либо можно открыть карточку сделки, перейти в раздел документы, добавить новый шаблон, шестеренка, список полей. Выбирая или раскрывая фильтр мы будем искать те поля, информация с которых будет браться в наш документ.
Номер документа — его можно брать из сделки в Битриксе. Номер идёт для всех сущностей одинаковый, просто пишем слово номер и нажимаем на кнопку найти номер документа, копируем, переходим в наше коммерческое предложение, указываем параметр.
Далее нужно указать дату — этот параметр называется дата генерации. Остальные поля заполняем аналогичным образом, обращая внимание, что после знака тильда расположен модификатор, который будет управлять внешним видом данных, которые расположены в данном поле, фамилия ответственного будет указана в сделке, то есть источник, мы выбираем сделку, далее в разделе сделка выбираем ответственный, чтобы нам быстрее найти его фамилию, фамилия — копируем, аналогично находим имя либо можно указать полное имя.
Не забываем ставить пробелы, указываем номер телефона, который нам нужен. Очистила поле название и теперь мы видим, что информацию по ответственному мы можем взять ту, которая нам подходит. Телефон, работа — копируем, вставляем, сохраняем наш документ и подключаем его к Битрикс 24.
После того как наш шаблон подготовлен мы его загружаем в Битрикс, для этого в сделке выбираем пункт документ — добавить новый шаблон, кнопка загрузить.
Обращаю внимание на формат файла для документа, у меня он соответствует. Даём название документу, при необходимости меняем название, сразу же можно привязать к разделам. Допустим мы будем формировать это КП. В сделке внедрение — указываем, кто будет работать с шаблоном, при необходимости привязываем к стране а также выбираем нумератор — это важно.
На самом деле видов документов очень много, и каждый нумератор должен соответствовать своему виду документа. Я выбираю коммерческое предложение. Могу настроить нумератор таким образом, чтобы шаблон номера состоял из нескольких составляющих, можно добавить какой-то префикс, можно добавить что-то ещё, у меня будет IT, задать какие-то другие настройки, после этого сохранить, сохранить ещё раз, закрыть.
Теперь наполним сделку товарами. Я создала два товара: настройка телефонии и обучение сотрудников. Произвольные суммы указала и перехожу к формированию документов. Выбираю наш КП и формирую его.
У него имеется номер, есть дата, здесь должен быть у вас указан какой-то текст. Наименование берём из разделов. Есть порядковый номер, количество, которое указано в товарах, их цена и сумма. Мы работаем без НДС, поэтому я указала без НДС. Информация об исполнителе.
Таким образом далее можно работать с этим документом, отправлять его клиенту.
Видеоматериал по это теме: https://www.youtube.com/watch?v=L5byumQVDxQ
автор статьи
Ирина Айбазова
Партнер it-команды Карпов и Партнеры